はじめて利用する方向けに、スマート書記の使い方について、会議前・会議中・会議後の操作方法を説明します。

スマート書記で議事録を作成する流れ

会議前

STEP 1. ドキュメントを作成

会議中

STEP 2. 会議音声を録音

STEP 3. 会議メモをとる

会議後

STEP 4. 録音を停止

STEP 5. 文字を起こす

STEP 6. 議事録をまとめる

STEP 7. 議事録を共有

会議前・会議中・会議後に以下の作業を行なっていきます。

1. ドキュメントを作りたいスペースに移動します

スペース名の横にある「切替え」をクリックすると所属しているスペースが表示されますので、該当のスペースを選択します。

2. 新規ドキュメントを作成します

「新規ドキュメント作成」をクリックしてドキュメントを作成します。

ドキュメントはスペース直下、もしくはその配下にあるフォルダ内に作成できます。フォルダの下にドキュメントを作成する場合は該当のフォルダに移動してから「新規ドキュメント作成」をクリックしてください。

3. 作成したドキュメントに会議情報や、事前にわかっている場合はアジェンダを入力しておきます
アジェンダの作成にはH1/H2の書式を使います。

会議が開始したら、会議音声を録音します。
ここではPCブラウザの録音方法を説明しますが、会議中にブラウザがご利用いただけない場合はスマホアプリもしくは別の方法(ウェブ会議録画やICレコーダーなど)で録音してください。

1. 「録音を開始」をクリックします

2. 録音開始ガイドでご自身にあった設定を選びます

3. 【マイク+パソコンの内部音声を選んだ場合】音声を共有します

① 画面全体を選択します
② 複数画面が表示される場合は、音声を取得したい画面を選択します
③「音声を共有する」にチェックをいれます
④「共有」をクリックします

※ 録音方法の詳細やMac PCをご利用の際は「 音声の録音方法」を参照ください。

会議中に以下の要領でメモをとってください。

・旗マークをクリック (会議前にアジェンダを入力した場合のみ)

録音開始前にH1またはH2見出しを使ってアジェンダを入力していた場合、録音を開始すると旗マークが表示されます。
該当のアジェンダが始まったら旗マークをクリックしてタイムスタンプ(議題タイムスタンプと呼びます)を打刻します。
タイムスタンプは会議後に音を聞き直す際や文字起こし結果に見出しをつけるために利用します。

・会議内容をメモしていく

エディタに会議メモを入力していきます。
メモを入力するとタイムスタンプ(自動タイムスタンプと呼びます)が打刻されます。
打刻したタイムスタンプは会議後に音を聞き直す際に利用します。

1. 会議が終了したら、「停止」をクリックして録音を停止します

2. 録音を停止してしばらくすると再生コントローラーが表示され、会議音声が確認できるようになります

画面右上のメニューをクリックすると文字起こし画面が表示されますので「実行」をクリックしてください。

「実行」後に表示される文字起こし設定画面では「言語」と「発言者数」の設定が可能です。

設定後に「文字起こしを作成」をクリックします。

「文字起こしを作成」をクリックした後、処理が完了した文章から結果が順次表示されていきます。※話者情報は文字起こしがすべて完了した後に表示されます。

文字起こしが完了するとメールで通知がきます。

文字起こしはバックグラウンドで処理されますので『文字起こしの開始を要求しました』と表示された後は、ブラウザを閉じたりPCをシャットダウンしても問題ありません。
自動化の詳細は「 自動で文字起こしを実行する方法」を参照ください。

録音音声、文字起こし結果を確認しながら会議中のメモを修正して議事録をまとめていきます。

・音声を聴きながら議事録をまとめる

タイムスタンプ、文字起こし結果をクリックすることで該当の音声が再生されます。また、音声再生コントローラーでお好きなところから音声再生することもできます。
会議中にメモが取りきれなかった部分や、重要箇所をピンポイントで音声を聞き直しながら議事録をまとめることができます。

・文字起こし結果を確認しながら議事録をまとめる

文字起こし結果はエディタにコピーすることができます。議事録に残したい文章をエディタにコピーして修正作業をおこなってください。

文字起こし結果のコピーしたい部分を選択、もしくはカーソルを当てると「+」のボタンが表示されます。「+」をクリックすると該当箇所をエディタにコピーすることができます。全文を一括でコピーしたい時は「 文字起こし結果をエディタに追加する」を参照ください。

編集作業はショートカットキーやマークダウンを使うことでよりスピーディに議事録をまとめることができます。
・タイムスタンプの活用方法については「 タイムスタンプとは」を参照ください。
・編集ツールの使い方については「 エディタの使い方」を参照ください。
・ショートカット・マークダウンについては「 ショートカットキーについて」を参照ください。

議事録が完成したらドキュメントを完成版ステータスに変更し、関係者にURLを共有します。

1. 「完成版にする」を選択します

2. 閲覧モードのURLを関係者に共有してください

URLを開くには同じスペースに所属している必要があります。
URLでの共有が難しい場合は議事録をダウンロードして共有することも可能です。

ダウンロードについては「 ドキュメントをダウンロードする方法」を参照してください。

基本的な操作方法についてはこちらの動画でもご確認いただけます。