必要な権限(詳細):スペース管理者
, 編集者
, 閲覧者
スマート書記では会議の音声を録音したり、音声から文字起こしを実行するこができます。また、スマート書記上で議事録やメモを作成・共有できるため、記録の作成をはじめ、振り返りや情報共有に活用することができます。
作業工数を削減するための機能も多く揃えていますので、是非色々な機能をご利用ください。
スマート書記を利用する基本的なステップは以下のとおりです。
サインインする
ドキュメントを作成する
音声を取り込む(録音またはファイルアップロード)
会議中にメモをとる(タイムスタンプ)
文字起こしする
議事録や記録を完成させる
関係者に共有する
サインインする
共有されたドキュメントを開く
内容を確認する
【スマート書記で議事録や記録を作成する場合】
1.サインインする
Webブラウザでスマート書記にサインインします。
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2.ドキュメントを作成する
ドキュメントを作成します。ドキュメントは、音声の取り込みや文字起こし、議事録作成を行う際に必ず必要になります。
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3.音声を取り込む(録音またはファイルアップロード)
ドキュメントに音声を取り込みます。スマート書記で会議中に録音する方法と、お手元にある音声ファイル/動画ファイルをアップロードする方法があります。
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4.会議中にメモをとる(タイムスタンプ)
録音中にスマート書記のエディタでメモをとると時間が打刻されます(タイムスタンプ)。タイムスタンプは録音時間と紐付いており、会議後に音声・文字起こし結果を確認するのに非常に役立ちます。
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5.文字起こしする
会議後に文字起こしを確認します。文字起こしはリアルタイムで実行する設定と、任意のタイミングで実行する設定があります。音声を取り込んだ後に文字起こし結果が表示されていない場合は、任意のタイミングで実行してください。
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6.議事録や記録を完成させる
エディタ上で、会議中のメモや音声、文字起こし結果を使って議事録を作成します。
文字起こし結果は直接編集することはできませんので、エディタへ追加したうえで加筆・修正します。音声や文字起こし結果を使って議事録を作成してもいいですし、AIアシストを使って文章を自動生成することもできます。
7.関係者に共有する
議事録が完成したら、会議の関係者に共有します。相手がドキュメントのアクセス権を持っていればスマート書記上で共有できますし、持っていない場合はWordやPDFでダウンロードして共有することができます。
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注意事項
議事録や記録の作成は、スペース管理者、編集者以上の役割が必要です。
閲覧者は完成したものを確認するのみとなります。
【共有された議事録や記録を確認する場合】
1.サインインする
Webブラウザでスマート書記にサインインします。
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2.共有されたドキュメントを開く
共有されたドキュメントのURLを開くか、スマート書記上で対象のドキュメントを探してアクセスします。
3.内容を確認する
ドキュメントに記載されている議事録を確認したり、テキストだけでは情報が足りない箇所については、文字起こし結果や会議音声を確認します。
テキストだけでは伝わらない会議の温度感や会話のニュアンスまで確認することができます。編集者以上の権限があれば、ドキュメントの内容を共同編集することも可能です。
【使い方動画】
00:03 ドキュメントの作成
00:29 文字起こし設定を行う
00:59 録音パターンの選択
01:13 共有画面選択-Windows-
01:20 共有画面選択-Mac-
02:25 録音を終了する
02:39 議事録を作成する
02:57 話者名を修正する
04:10 アクセス権別の共有方法
04:31 再生パターン①タイムスタンプ
04:44 再生パターン②再生コントローラー
04:59 再生パターン③文字起こし結果
05:13 再生速度の変更