必要な権限（詳細）：スペース管理者, 編集者　　

利用の条件（詳細）：AIエージェント機能の利用を契約していること

AIエージェントを使い始めるには、スペースの作成や外部ツールとの連携などを行っておく必要があります。

以下のステップに従って設定を行ってください。

利用開始にあたり、管理者の方に設定いただく内容です

ユーザーがAIエージェントの利用開始するにあたり設定が必要な内容です

ユーザーアカウントごとにAIエージェントに関する設定変更が可能です

【管理者の設定】

1. Otolioの初期セットアップを行う

初めてOtolioを利用する際は、初期セットアップが必要です。

以下のヘルプページを参照し、ステップ1〜8までの手順を行ってください。（ステップ9以降の操作は不要です。）

また、既にOtolioを利用中の方は本作業は不要です。
【1人目の管理者向け】初回セットアップをする

初期セットアップ完了後、利用するスペースを作成します。ご契約内容により操作画面が異なりますので、該当する手順をご確認ください。

ホーム画面左側のナビゲーションから「管理メニュー」から「スペース管理」画面を開きます。（https://smartshoki.com/spaces）
画面右上の[スペースを新規作成]をクリックします。
[スペース名]を入力します。
以降はスペースを作成するのヘルプページを参照し、ステップ4以降の手順を行ってください。

ホーム画面左側のナビゲーションから「管理メニュー」から「スペース管理」画面を開きます。（https://smartshoki.com/spaces）
画面右上の[スペースを新規作成]をクリックします。
[スペース名]を入力し、適用バージョンで[新バージョン]をクリックします。
以降はスペースを作成するのヘルプページを参照し、ステップ4以降の手順を行ってください。

💡 ヒント

AIエージェントを利用する前に、各ユーザーが設定を行う必要があります。

一度設定を行うと他のスペースにも同じ設定内容が適用されます。
設定内容は、「アカウント設定」画面（https://smartshoki.com/account）から変更が可能です。

Googleカレンダーと連携することで、スケジュールをOtolioに取り込むことができます。

スペース画面に表示される設定画面で[カレンダーを連携する]をクリックします。（スペース画面に表示がない場合は、ユーザーアカウント設定画面から操作してください）
Googleアカウントのログイン画面が表示されたら、業務で利用しているGoogleアカウントでログインします。
「Otolio（スマート書記）が Google アカウントへのアクセスをリクエストしています」という画面が表示されたら、内容を確認して[許可]をクリックするとGoogleカレンダーとの連携が完了します。
Googleカレンダーとの連携が完了すると、「キャンバス自動作成・録音予約の設定」画面が表示されます。必要に応じて予定に基づいたキャンバス作成や、Botによる自動録音の設定を行います。

[キャンバス自動作成・録音予約の設定]
カレンダーの予定に基づいて、キャンバスを自動作成するか否かを設定できます。

[Bot録音予約の自動作成]
キャンバスが作成されたタイミングでBot録音の自動予約を行うか否かを設定できます。

[Botの表示名]
Web会議に参加するBotに任意の名前をつけることができます。

注意事項

AIエージェントを利用するには、カレンダー連携が必須です。
カレンダーが未連携の状態ではキャンバスを作成することができません。（同じスペースメンバーが作成したキャンバスを確認することはできます）
カレンダー連携をすると、AIエージェントに自身のカレンダー予定が反映され、そこからキャンバスの作成が可能です。（サイレントモード, 不在の予定は反映されません？）
キャンバスの詳細については「AIエージェントのキャンバスを使う」を確認してください。
連携は「アカウント設定」画面で解除/再連携することができます。

OtolioとSalesforceを連携することで、商談活動における作業（商談シナリオの作成やSalesforceの商談オブジェクトの更新など）を自動化することができます。商談での活用方法については「AIエージェントを商談で活用する」を確認してください。

スペース画面に表示される設定画面で[Salesforceを連携する]をクリックします。（スペース画面に表示がない場合は、ユーザーアカウント設定画面から操作してください）
Salesforceのログイン画面が表示されたら、業務で利用しているSalesforceアカウントでログインします。
ログインすると「Salesforce連携が完了しました」と表示され、連携が完了します。

注意事項

商談前後の作業を自動化するには、Salesforce連携が必須です。連携することで以下のような作業を自動化できます。
- 企業情報確認
- 商談シナリオ作成
- フォローメール作成
- Salesforceの商談オブジェクトの更新
連携は「アカウント設定」画面で解除/再連携することができます。

Gmailと連携することで、Otolioの画面からメールを送信することができるようになります。メール送信については「【商談後】フォローメールの送付に活用する」を確認してください。

スペース画面に表示される設定画面で[Gmailを連携する]をクリックします。（スペース画面に表示がない場合は、ユーザーアカウント設定画面から操作してください）
Googleアカウントのログイン画面が表示されたら、業務で利用しているGoogleアカウントでログインします。
「Otolio（スマート書記）が Google アカウントへのアクセスをリクエストしています」という画面が表示されたら、内容を確認して[許可]をクリックするとGmailとの連携が完了します。