必要な権限（詳細）：スペース管理者, 編集者
利用の条件（詳細）：AIエージェント機能の利用を契約していること
AIエージェントを活用すると、【商談中】だけではなく、【商談前】や【商談後】に発生する業務を自動化することができます。
【商談前】商談準備に活用する（企業情報・商談シナリオの確認）
1. 商談資料をアプロードする
[AIエージェント設定]から[商談シナリオ設定]をクリックし、商談資料をアップロードしておきます。
💡ヒント
事前に資料をアップロードしておくことにより、資料と商談情報から最適な商談シナリオを生成・提案します。
商談シナリオ設定を実行できるのは「スペース管理者」になります。
アップロードできるPDFファイルは1ファイルのみです。
資料を差し替えたい場合は、アップロード済みのファイルを削除してから新しいファイルをアップロードしてください。
2.キャンバスを開く
「キャンバス」から商談に利用するキャンバスを選択し[開く]をクリックます。
💡ヒント
キャンバスが存在しない場合は「予定」タブから作成する必要があります。（事前にカレンダー連携が済んでいる必要があります）
キャンバスは自動作成する設定もありますので、キャンバスの詳細については「AIエージェントのキャンバスを使う」を参照してください。
3. Salesforceの商談情報を連携する
キャンバスに表示される「キャンバスに連携する商談を選んでください」から対象のSalesforce商談を選択し[この商談を連携]をクリックします。対象の商談が表示されない場合は[他の商談を選択]をクリックして対象の商談を検索します。
続いて表示される確認画面で[連携する]をクリックします。
💡ヒント
Salesforceの商談を連携するには事前にSalesforce連携が済んでいる必要があります。
4. 企業情報と商談シナリオを確認する
連携が完了すると、1でアップロードした資料や3で選択した商談および会社のウェブサイトなどから情報を整理して、「商談相手の企業情報」カードや「商談シナリオ」カードが自動生成されることを確認します。
💡ヒント
商談前にこれらの情報に目を通していただくことで、商談準備不足による機会損失を防ぐことができます。
生成まで少し時間を要しますので、余裕を持って準備を行なってください。
[商談シナリオ]は1回のみ再作成が可能です。1.の商談資料アップロードを忘れてた場合や、差し替えが必要な場合は、資料をアップロードしてから再作成してください。
【商談中】商談音声を録音する
1.Web会議にBotを参加させる
商談を開始したら、Web会議にBotを参加させます。Botの参加については、以下の方法があります。
A【事前予約（自動）で参加】
B【事前予約（手動）で参加】
C【任意タイミング（手動）で参加】
A【事前予約（自動）で参加させる方法】
ユーザーの「アカウント設定」画面（https://smartshoki.com/account）の[Bot録音予約の自動作成]を有効化しておくと、キャンバス作成時に自動で録音予約されます。この時、連携しているカレンダー予約のWeb会議URLがセットされます。
💡 ヒント
キャンバスは自動作成することも可能です。詳細は「AIエージェントのキャンバスを使う」を参照してください。
B【事前予約（手動）で参加させる方法】
[録音開始]ボタンの右にあるカレンダーアイコンをクリックして、録音の予約画面を開きます。Web会議URLを入力し、[録音予約を作成]をクリックすると会議開始のタイミングでBotが会議の参加を求めます。
C【任意タイミング（手動）で参加させる方法】
キャンバスの[録音開始]をクリックした後に表示される画面で、Web会議のURLを入力し[録音開始をリクエスト]をクリックして、Botの参加を待ちます。
2.Botの参加を承認する
Web会議にBotの参加リクエストが表示されたら、参加を承認します。
参加を承認すると、Otolio上で録音が始まり文字起こし結果がキャンバスで確認できるようになります。
3.録音を停止する
キャンバスの停止ボタンをクリックするか、Web会議を終了すると録音が停止します。
💡 ヒント
録音方法はBotのみとなります。Web会議でご利用ください。（対面会議の録音やファイルアップロードには現在は未対応です）
Web会議にBotが参加するまでに少しタイムラグが発生しますので、焦らずにお待ちください。
OtolioのBot録音は以下のWeb会議ツールに対応しています。
zoom
Microsoft Teams
Google Meet
【商談後】要点やTODOを確認する
録音を停止すると自動で[要点]カードと[TODO]カードが自動生成されます。
生成されたコンテンツは、タイムスタンプ（時刻）をクリックして該当音声の確認をしたり、クリップボードにコピーして手元の別フォーマットに貼り付けることができます。
【商談後】フォローメールの送付に活用する
録音を停止すると[メールの提案]カードが自動生成されます。生成された文案はカード上で編集したり、クリップボードにコピーして、いつものメールに貼り付けることができます。
また[Gmailアカウントで送信]をクリックすれば、直接メールを送信可能です。
注意事項
[メールの提案]カードを生成するには、録音開始前にSalesforce商談が連携されている必要があります。
メールの宛先には、カレンダーに登録されている参加者のメールアドレスがセットされます。
カードから直接メールを送信する場合は、宛先欄のメールアドレスが正しいか確認してください。修正の必要がある場合は、編集画面を開いて宛先欄に送付先のメールアドレスを入力してください。
直接送信しない場合は、文案をクリップボードにコピーし、普段利用しているメーラーにテキストを貼り付けてご利用ください。
【商談後】Salesforceの入力・更新に活用する
録音を停止すると[Salesforceの更新提案]カードが自動生成されます。
各項目に対して、[変更前]には現在Salesforceに登録されている内容が、[変更後]には更新の提案が表示されます。
提案内容を修正する場合は、[項目を編集]をクリックし提案内容を更新します。変更後の内容を確認したら[Salesforceに登録]をクリックし、Salesforceで商談内容がアップデートされたことを確認します。
💡ヒント
更新提案に最初に表示される項目は、ユーザーがSalesforce商談で編集権限をもっており、録音した会議内容からAIが更新した方がよいと判断した項目が表示されます。（背景白色で表示）
[変更しない項目も表示]をクリックすると商談の全ての項目が表示されます。その中で修正が必要な項目があれば、編集が可能です。（編集すると背景が白色になります）
[変更後]の背景が白色の項目については、[Salesforceに登録]をクリックした時に、Salesforce商談を上書きします。
【商談後】関係者に情報を共有する
作成したキャンバスを関係者（同じスペースに所属するユーザー）へ共有することができます。キャンバスのURLを直接コピーするか、キャンバス一覧から[URLをコピー]して、関係者に共有します。
