スマート書記はワークスペースの中にスペースを作成して運用します。

ワークスペースに登録されているユーザーをスペースに追加することで、ユーザーはスペースの中でドキュメント（議事録）を作成することができるようになります。

ユーザーをスペースに追加する際に、グループを用意することで複数ユーザーをまとめてスペースへ追加することができるようになります。

契約単位で１つのワークスペースが作成されます。
※基本的には法人単位になります

同じ契約の中でスマート書記アカウントを持つユーザーは、全員同一のワークスペースに所属しています。ユーザーは「ワークスペース管理者」「ユーザー管理者」「グループ管理者」と「権限なし」に分かれます。

ワークスペースの権限については「各種権限と機能の利用条件」を確認してください。

スペースはドキュメントのアクセスを制限する単位です。

ドキュメント（議事録）はスペースの中に作成されますので、ユーザーは最低限1つのスペースに所属する必要があります。

スペース内のユーザーはメンバーと呼ばれ、「管理者」「編集者」「閲覧者」のいずれかの役割を付与することができます。

スペースの役割については「各種権限と機能の利用条件」を確認してください。

グループはユーザーをまとめた単位です。

グループを作成しておくと、ユーザーをスペースに追加する時に一人づつではなく、グループ単位で追加や削除することが可能になります。

グループ作成は必須ではありませんので、必要に応じて作成してください。