ワークスペース権限は大きく管理者とメンバーに分類されます。

日々の業務で議事録作成を行うユーザーは基本的には管理権限なし（メンバー）となり、導入推進者やスマート書記の管理を行う人は管理者権限が与えられます。

それぞれの権限では以下の実行権限を持ちます。

ワークスペース管理：

ワークスペース全体の設定を変更したり、利用状況の確認ができます。

スマート書記を管理する必要最低限のユーザーに絞って設定してください。

スペース管理：

新しいスペースを作成したり、スペースの設定やスペース内のメンバー管理ができます。

ユーザー管理：

ユーザーの作成/削除ができます。

グループ管理：

グループの作成/削除やグループ内のメンバー管理ができます。

スマート書記を利用するユーザーは必ず最低1つのスペースに所属しています。（複数のスペースに所属する場合があります。）

所属する各スペースで「管理者」「編集者」「閲覧者」のいずれかの役割が付与され、役割によって可能な操作が異なります。

スペースの役割についてはドキュメント一覧画面で、右上に表示される人のマークをクリックすると各メンバーの役割を確認することができます。

ユーザー種別は「通常ユーザー」と「ゲストユーザー」に分類されます。

スマート書記環境の管理や、ドキュメント作成・編集を行うユーザーは「通常ユーザー」である必要があります。

スマート書記ではオプション機能を提供しています。

これらの機能を利用するには、ワークスペース管理者からのお申し込みや、お申し込み後の初期設定が必要となります。

使いたい機能がある場合は、貴社の管理者様へご相談ください。